recent
أخبار ساخنة

كيف تدير الاجتماعات بشكل فعال كمهندس برمجيات

من أهم المهارات التي تحتاج إلى تطويرها في طريقك لتصبح مهندس برمجيات كبير ، أو في النهاية مديرًا للأفراد ، هي مهارة إدارة اجتماعات سلسة ومثمرة.

في رأيي الشخصي لقاء جيد:

  1. له غرض واضح - سواء كان ذلك مناقشة آخر تحديثات المشروع ، أو حل قائمة محددة من الأسئلة المفتوحة.
  2. ضروري - أي أن الموضوع المطروح يتطلب مناقشة وجهًا لوجه ، بدلاً من سلسلة رسائل بريد إلكتروني أو غرفة دردشة.
  3. يشمل الأشخاص المناسبين.
  4. يبقى في نقطة معينة ويستغل الوقت بشكل جيد.
  5. ينتهي باستنتاجات واضحة وبنود عمل.

فيما يلي أفضل نصائحي لإدارة اجتماعات جيدة.

1. لا تخافوا من الحصول على الملكية.

اعتمادًا على مكان عملك ، قد يُتوقع منك إدارة اجتماع مشروع هندسي إذا كنت المهندس الرئيسي في هذا المشروع. هذا هو الحال بالتأكيد في الأماكن التي عملت فيها. إذا لم تكن متأكدًا ، فتحدث إلى مديرك وافهم ما إذا كان من المتوقع أن تدير الاجتماع أم لا.

إذا كان هذا هو اجتماعك ، امتلكه. قد يكون إجراء اجتماعات المشروع الهندسي أمرًا مخيفًا ، لأنها غالبًا ما تتضمن مشاركين من تخصصات مختلفة ، من الهندسة إلى فريق تجربة المستخدم ، إلى مالكي المنتجات. كما أنه ليس من غير المألوف أن يكون المديرون ، بما في ذلك مديرك المباشر ، حاضرين منتظمين في تلك الاجتماعات.

بغض النظر عمن هم المشاركون ، لا تخافوا من أخذ الملكية. إدارة الاجتماع لا تتعلق بالتفوق أو حتى الأقدمية. بأخذ زمام المبادرة ، فأنت لا تسيء إلى أي شخص ، بل بالأحرى تسهل المحادثة. أنت تتأكد من أن المناقشة مثمرة ، وتنتهي مع الجميع في نفس الصفحة.

2. ضع بعض التفكير في تحديد موعد الاجتماع.

بصفتك مالك الاجتماع ، تقع على عاتقك مسؤولية تحديد ما إذا كان ذلك ضروريًا في المقام الأول.

هذا ينطبق بشكل خاص على الاجتماعات المتكررة. إذا كنت تدير اجتماعًا يحدث ، على سبيل المثال ، كل أسبوع ، فخذ وقتًا مسبقًا لتقييم ما إذا كان هناك ما يكفي للمناقشة للأسبوع الحالي ، أو ما إذا كان يجب عليك الإلغاء. تواصل مع المشاركين الآخرين عبر الدردشة أو البريد الإلكتروني واطلع على ما يفكرون فيه.

"مرحباً بالجميع ، هل لدينا أي شيء نناقشه هذا الثلاثاء؟ من جانبي ، ما زلت أعمل على [كذا وكذا] ، لذلك ليس لدي أي شيء ممتع لمشاركته. أتوقع أن يتم ذلك في [كذا وكذا تاريخ].

إذا لم يكن لدى أي شخص أي شيء للمناقشة ، فهل سنلغي هذا الثلاثاء ونلتقي الأسبوع المقبل بدلاً من ذلك؟ "

3. قم بإعداد مستند ملاحظات الاجتماع بجدول أعمال واضح.

قبل عقد الاجتماع ، تأكد من وجود جدول أعمال واضح متاح لجميع المشاركين لقراءته والمساهمة فيه.

على سبيل المثال ، يمكنك إرفاق مستند بدعوة الاجتماع ، يحتوي على أي عناصر يمكن أن تخطر ببالك في جدول الأعمال. أرسل بريدًا إلكترونيًا أو دردشة جماعية قبل بضع ساعات على الأقل من الاجتماع لتذكير المشاركين بمراجعة جدول الأعمال وإضافة أي عناصر أخرى يرغبون في رفعها. جدول الأعمال قد يبدو في نهاية المطاف شيء من هذا القبيل.

نوران: بعض التحديثات على الجداول الزمنية للإطلاق

جون: اقترح تحسينات على اللغة المستخدمة في أزرار الإجراءات

أمايا: هل يمكننا تقليل الأولوية [كذا وكذا] للوفاء بموعد الإطلاق؟

بالنسبة للاجتماعات المتكررة ، يمكنك حتى أتمتة هذا البريد الإلكتروني للتذكير ، وسوف يذكرك أيضًا بمراجعة جدول الأعمال.

مرحبا جميعا،

قبل اجتماع اليوم ، يرجى مراجعة جدول أعمال اليوم وإضافة أي شيء ترغب في مشاركته أو مناقشته.

انظر لكم جميعا هناك!

4. ضع خطة لإدارة الاجتماع.

بالنسبة للاجتماعات القائمة على المشروع حيث يكون الهدف الرئيسي هو مشاركة أعضاء الفريق لتحديثاتهم ، فقد يكون من الجيد مراجعة أداة إدارة المشروع التي تختارها والسماح للجميع بالتحدث عن المهام المعينة لهم.

خلاف ذلك ، استخدم جدول الأعمال في وثيقة ملاحظات الاجتماع كإرشاد. يمكنك مراجعة نقاط جدول الأعمال بالترتيب ، ولكن لا تتردد في إعطاء الأولوية لبعض النقاط قبل الأخرى حسبما تراه مناسبًا.

"خافيير ، أرى أن لديك عنصرًا هنا حول [كذا وكذا] ، ولكن إذا كان الأمر على ما يرام معك ، فلنناقش أولاً [كذا وكذا] ونخرج ذلك من الطريق حتى نتمكن من إلغاء حظر العمل الهندسي."

5. تأكد من أن شخص ما يقوم بتدوين الملاحظات.

أثناء الاجتماع ، يجب أن يقوم شخص ما بتحديث بنود جدول الأعمال أثناء مناقشتها ، وإضافة الأفكار أو القرارات أو عناصر العمل.

إذا لم تكن قادرًا على القيام بذلك أثناء الاجتماع ، فاسأل مشاركًا آخر إذا كان يرغب في التطوع.

6. تعرف متى تتدخل.

إذا شعرت أن المحادثة تنحرف عن مسارها ، أو إذا كانت المناقشة محتدمة للغاية ، أو تستغرق وقتًا طويلاً ، فيجب عليك التدخل لتهدئة الموقف وإعادة الأمور إلى مسارها الصحيح.

"حسنًا ، أعتقد أن ذلك كان مثمرًا للغاية. أدرك أن الوقت ينفد منه ، لذا دعونا نفكر في الأمر أكثر ونعيد النظر في الموضوع في وقت آخر. في غضون ذلك ، دعنا ننتقل إلى النقطة التالية ".

7. اعتني بالأطراف السائبة.

جزء من إدارة اجتماع جيد هو التأكد من عدم وجود أي نهايات فضفاضة. انتبه إلى الوقت. إذا تمكنت من تغطية جميع نقاط جدول الأعمال مع بقاء الوقت بين يديك ، فتأكد من سؤال الجميع عما إذا كان لديهم أي نقاط نقاط عفوية أخرى لمناقشتها لم تكن على جدول الأعمال. من ناحية أخرى ، إذا نفد الوقت ولا يزال لديك مشكلات مهمة للمناقشة ، فاعرض تحديد موعد اجتماع متابعة.

8. اجعل الجميع على اطلاع بعد الاجتماع.

بعد الاجتماع ، تأكد من القيام بأي مما يلي ينطبق. قم بتلميع ملاحظات الاجتماع التي تمت كتابتها على عجل خلال الاجتماع. قم بتعيين عناصر العمل حسب الضرورة. أرسل بريدًا إلكترونيًا بالملاحظات أو ملخصًا للمناقشة ، بالإضافة إلى الخطوات التالية.

google-playkhamsatmostaqltradent